I Vantaggi della
Conservazione Sostitutiva

Valore legale

 

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DocFly-Conservazione Sostitutiva è conforme alle disposizioni normative contenute all’interno del D.P.C.M. del 3/12/2013 ed agli standard tecnici da questo richiamati garantendo i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Sicurezza

 

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In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità ed integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati.
La conservazione invece viene gestita tramite l’infrastruttura ospitata presso i data center di Aruba che rispondono ad elevati standard Rating 4.

Dematerializzazione
degli archivi

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Il passaggio dall’archiviazione cartacea alla conservazione digitale, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento, oltre ad apportare evidenti benefici in termini di riduzione dello spazio e del tempo necessario, diminuisce anche il rischio di errori dovuti alla gestione manuale dei documenti, a smarrimenti o errori di catalogazione.

Miglioramento
dei flussi documentali

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La gestione multicanale dei sistemi di versamento, la velocità di esecuzione, il monitoraggio delle varie fasi, i processi automatici che consentono l’indicizzazione univoca ed il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettono una gestione più accurata dei materiali garantendo massima precisione ed organizzazione nella conservazione e successiva ricerca.

Ottimizzazione
delle risorse

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Non occorreranno più grandi spazi e forniture d’ufficio e consentirà al personale incaricato dell’archiviazione manuale di risparmiare tempo da dedicare ad attività core del business.
 

Accessibilità
ai documenti

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I metadati associati ai file archiviati rappresenteranno delle chiavi di indicizzazione che faciliteranno la ricerca di documenti specifici. Sarà possibile ottenere molteplici copie digitali dei documenti, senza dimenticare il fatto che questi saranno accessibili 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno. Basterà semplicemente disporre di una connessione alla rete.