La differenza tra archiviazione elettronica e conservazione digitale risiede principalmente nelle finalità e nella validità legale dei documenti.
L'archiviazione elettronica si riferisce al semplice immagazzinamento di documenti digitali su sistemi informatici. Si tratta di un processo organizzativo per cui i documenti archiviati elettronicamente potrebbero non essere riconosciuti in caso di contenzioso. L'obiettivo di questo tipo di archiviazione è per lo più l'organizzazione interna e l'accesso semplice e rapido ai documenti.
La conservazione digitale a norma, invece, si riferisce a un processo regolamentato da specifiche normative, come il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). Il fine della conservazione digitale è quello di assicurare valore legale ai documenti conservati, garantendo la loro integrità, immodificabilità e autenticità nel tempo.
Per questo, i documenti conservati digitalmente sono opponibili a terzi e hanno valore probatorio nei casi di contenzioso.
In Italia, le Linee guida AgID definiscono doveri e responsabilità del Responsabile della Conservazione il cui compito principale è quello di garantire che la conservazione dei documenti sia conforme alle normative vigenti.
Come descritto al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, il responsabile della conservazione può essere sia un soggetto interno all'organizzazione, sia esterno purché possieda le competenze richieste e sia terzo rispetto a colui che produce i documenti da conservare (Produttore) per garantire neutralità e obiettività nella gestione della conservazione.
Tale figura deve:
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assicurare che le politiche e i processi di conservazione siano definiti, implementati e mantenuti nel tempo;
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produrre e firmare rapporti di versamento e pacchetti di distribuzione;
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verificare periodicamente l'integrità e la leggibilità dei documenti conservati;
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controllare che i formati dei file non diventino obsoleti e che i sistemi di conservazione siano correttamente funzionanti;
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predisporre e aggiornare un manuale di conservazione che specifichi i criteri e le procedure adottate nella conservazione dei documenti.
Sì, è possibile conservare digitalmente tutti i documenti informatici rilevanti ai fini amministrativi, fiscali e legali, a condizione che rispettino i requisiti tecnici e formali previsti dalla normativa vigente.
Per garantire leggibilità, integrità e durata nel tempo, i formati accettati per la conservazione sono:
Tra i documenti gestiti più frequentemente vi sono:
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Documenti fiscali, ad esempio, fatture, note di credito e debito, registri IVA, ecc.
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Documentazione contabile e aziendale come Libro giornale, Libro unico del lavoro, Bilanci d’esercizio, ecc.
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Documentazione amministrativa e contrattuale: Contratti, Verbali, delibere, determine ecc.
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Documenti di protocollo e corrispondenza come il registro giornaliero di protocollo.
DocFly - Conservazione Digitale è il servizio dedicato alla conservazione digitale a norma dei documenti informatici.
Consente di mantenere nel tempo il valore legale e probatorio dei documenti, inclusi quelli legati al RENTRI, anche se generati da software diversi.
Aruba RENTRI Smart è invece la piattaforma pensata per gestire operativamente gli adempimenti previsti dal sistema RENTRI: registri di carico e scarico, formulari e invii al portale ministeriale.
I documenti creati all'interno del servizio vengono già conservati a norma, senza necessità di attivare soluzioni aggiuntive.
In sintesi, DocFly - Conservazione Digitale è la soluzione per conservare qualsiasi documento informatico a norma di legge, mentre Aruba RENTRI Smart consente di gestire l'operatività RENTRI includendo la conservazione dei documenti generati al suo interno, ma non è pensato per la conservazione di altre tipologie documentali.