Possono acquistare il servizio tutte le persone giuridiche, vale a dire tutti coloro in possesso di una partita IVA (liberi professionisti e piccole e medie imprese). Non è possibile acquistare più di un servizio di conservazione per partita IVA. È però possibile, in qualsiasi momento, acquistare ulteriore spazio di archiviazione o ulteriori classi documentali.

In questo caso il processo di conservazione digitale a norma si interrompe e viene mostrato un messaggio di errore che indica il motivo per il quale il processo di versamento non è stato concluso.

In questo caso il materiale non viene conservato e i documenti digitali non acquisiscono valore probatorio. Questo inoltre può esporre il titolare a sanzioni amministrative, in particolare se ha l'obbligo di conservare determinati documenti.

Tuttavia, in caso di errori, è sempre possibile cancellare il PdA e ripetere l'operazione di versamento.

No, una volta che il PdA è stato versato e conservato a norma, il pacchetto viene chiuso, firmato digitalmente e marcato temporalmente. Da quel momento, non è più possibile né modificarlo né cancellarlo, in quanto entra ufficialmente nel sistema di conservazione, con pieno valore legale.

Dallo stato conservato è tuttavia possibile richiedere lo scarto immediato del PdA seguendo una procedura specifica che comporta la compilazione di un modulo e il suo invio tramite PEC come indicato in questa guida.

È invece possibile intervenire su un Pacchetto di Versamento (PdV, ovvero la fase precedente alla generazione del PdA). In questa fase, eventuali errori o necessità di correzione possono essere gestiti e, se necessario, il PdV può essere annullato o rigenerato.

Sì, è possibile conservare digitalmente tutti i documenti informatici rilevanti ai fini amministrativi, fiscali e legali, a condizione che rispettino i requisiti tecnici e formali previsti dalla normativa vigente.

Per garantire leggibilità, integrità e durata nel tempo, i formati accettati per la conservazione sono:

• Documenti:
  • PDF / PDF/A (formato preferenziale per la conservazione a lungo termine)
  • Office Open XML (es. .docx, .xlsx, .pptx)
  • Open Document Format (es. .odt, .ods)
• Immagini e scansioni:
  • TIFF
  • JPG / JPEG
• Dati strutturati o testuali:
  • XML
  • TXT
• Email:
  • Formati messaggio di posta elettronica certificata (es. .eml, .msg, .xml per PEC)

Tra i documenti gestiti più frequentemente vi sono:

• Documenti fiscali, ad esempio, fatture, note di credito e debito, registri IVA, ecc.
• Documentazione contabile e aziendale come Libro giornale, Libro unico del lavoro, Bilanci d’esercizio, ecc.
• Documentazione amministrativa e contrattuale: Contratti, Verbali, delibere, determine ecc.
• Documenti di protocollo e corrispondenza come il registro giornaliero di protocollo.

DocFly - Conservazione Digitale è il servizio che consente di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale.

Fatturazione Elettronica è invece il servizio che permette di gestire l'intero ciclo di fatturazione verso la PA, privati (B2B) e consumatori finali (B2C), compresa la conservazione a norma delle fatture elettroniche, comunicazioni finanziarie e notifiche ricevute da SDI. Per maggiori informazioni si consiglia di visitare la pagina dedicata.

La differenza principale è nella funzione che svolgono:

• DocFly - Conservazione Digitale è il servizio pensato per la conservazione digitale a norma di qualsiasi documento informatico, amministrativo o fiscale. con pieno valore legale e probatorio.
• Fatturazione Elettronica è il servizio per gestire l'intero ciclo di fatturazione - attivo e passivo - verso la Pubblica Amministrazione, i privati (B2B) e i consumatori finali (B2C), in modo conforme alla normativa italiana. La Fatturazione Elettronica include anche la conservazione digitale a norma automatica di fatture elettroniche, comunicazioni finanziarie e notifiche ricevute da SDI per la durata del contratto.

Il periodo di conservazione dei documenti digitali secondo la normativa italiana varia a seconda del tipo di documento e del contesto in cui vengono utilizzati. Ecco alcuni esempi:

1. Documenti fiscali (come fatture, corrispettivi, registri IVA): devono essere conservati per 10 anni dal termine dell'anno di emissione del documento (art. 2220 del Codice Civile e art. 39 del DPR n. 600/1973).
2. Documenti relativi a obblighi contributivi e previdenziali: questi documenti devono essere conservati per almeno 5 anni. Tuttavia, per sicurezza, molte aziende scelgono di allinearsi ai 10 anni richiesti per i documenti fiscali.
3. Documenti amministrativi pubblici: secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, i documenti prodotti dalla Pubblica Amministrazione devono essere conservati per tutto il periodo in cui mantengono rilevanza legale e amministrativa.
4. Documentazione sanitaria: deve essere conservata per il periodo di tempo definito dalla normativa specifica, che può variare. Generalmente, si parla di almeno 10 anni dopo l'ultima data di trattamento, come indicato dal Garante per la protezione dei dati personali.
5. Documenti relativi ai contratti di lavoro: devono essere conservati per almeno 5 anni dopo il termine del rapporto di lavoro, in conformità con il Codice Civile e le leggi sul lavoro.

È importante sottolineare che quelli elencati sono solo alcuni esempi e che la durata minima della conservazione può variare anche in base a norme di settore o cambiamenti nella legislazione per cui è sempre bene verificare le disposizioni vigenti.

DocFly - Conservazione Digitale di Aruba è una soluzione tecnologica che permette di archiviare i documenti digitali garantendo loro autenticità, integrità, immodificabilità e valore legale nel tempo.

Questo servizio si occupa anche di mantenere i documenti digitali organizzati, facilmente accessibili e protetti, assicurando che rimangano validi come le tradizionali copie cartacee.

DocFly - Conservazione Digitale è un servizio utile per una vasta gamma di utenti, come: aziende, liberi professionisti, settore pubblico e specifici settori regolamentati che devono adempiere agli obblighi normativi riguardanti la conservazione dei documenti digitali.

La Conservazione Digitale di Aruba è progettata per essere estremamente accessibile e facile da usare, anche per chi non è esperto.

Una volta acquistato il servizio, dopo una rapida configurazione iniziale con una guida passo-passo, sarà già possibile accedere e usare il Pannello di conservazione, intuitivo e facile da navigare che consente di gestire i documenti, dal caricamento fino alla loro consultazione ed esibizione.

Dal Pannello è anche possibile versare in conservazione i documenti sia manualmente sia attraverso una procedura guidata che facilita ulteriormente il processo.

Una volta che i documenti sono archiviati, trovarli e consultarli è rapido e semplice grazie ai numerosi filtri che permettono di eseguire ricerche precise e ottenere risultati in pochi secondi.

I documenti sono accessibili in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo con accesso a internet.

In generale, la maggior parte dei documenti informatici può essere conservata digitalmente. Ci sono tuttavia alcuni requisiti specifici che bisogna osservare.

• Per assicurare la validità legale dei documenti digitali, questi devono essere conservati secondo normative e linee guida specifiche e devono essere usati sistemi di conservazione presenti nel Marketplace AgID, come DocFly-Conservazione Digitale di Aruba. Solamente il rispetto di questi requisiti infatti, può garantire integrità, autenticità e leggibilità dei documenti digitali nel tempo.
• Occorre inoltre prestare attenzione ai formati dei file dal momento che questi devono assicurare la leggibilità del documento, ovvero interpretare correttamente tutti i dati informatici che compongono il file. Inoltre, è preferibile utilizzare formati che siano aperti e standardizzati, meno soggetti a obsolescenza e quindi più adatti a garantire validità nel tempo ai documenti (ad esempio i file PDF/A). Per questo motivo, AgID stessa ha fornito una lista di formati tra i più diffusi e che hanno le caratteristiche indicate sopra.

Per garantire il valore legale nel tempo ai documenti informatici è innanzi tutto necessario affidarsi a sistemi di conservazione che rispettano i requisiti delle Linee Guida AgID e presenti nel Marketplace. Che la conservazione sia fatta su piattaforme proprietarie o che ci si affidi ad un provider, è essenziale che questi rispettino tutti i requisiti dettati dalla normativa.

Occorre poi assicurarsi di utilizzare dei formati adeguati alla conservazione a lungo termine, che quindi siano meno soggetti a obsolescenza e garantiscano sempre la corretta visualizzazione dei documenti. Per questo AgID ha stilato una lista di estensioni consigliate.

Può inoltre essere di aiuto la configurazione dei metadati dei singoli documenti che ne descrivano contenuto, struttura e contesto, ad esempio, tali da rendere i documenti facilmente gestibili, localizzabili e consultabili anche in futuro.

Un'altra buona norma da rispettare riguarda le verifiche periodiche di integrità e leggibilità: eseguendo controlli regolari sui documenti posti in conservazione è possibile assicurarsi che questi non siano stati alterati e continuino ad essere leggibili, caratteristica garantita da DocFly - Conservazione Digitale di Aruba.

DocFly - Conservazione Digitale di Aruba può essere acquistato solo se si possiede una partita IVA, per cui si rivolge a:

• Liberi professionisti che possiedono una partita IVA e necessitano di conservare digitalmente documentazione legata alla loro attività professionale.
• Piccole e medie imprese e aziende che, possedendo una partita IVA, possono beneficiare di questo servizio per gestire i loro documenti in conformità con la normativa vigente.

Per ogni partita IVA è consentito l'acquisto di un solo servizio di conservazione. Tuttavia, in qualsiasi momento è possibile acquistare ulteriore spazio di conservazione o aggiungere classi documentali.

La differenza tra archiviazione elettronica e conservazione digitale risiede principalmente nelle finalità e nella validità legale dei documenti.

L'archiviazione elettronica si riferisce al semplice immagazzinamento di documenti digitali su sistemi informatici. Si tratta di un processo organizzativo per cui i documenti archiviati elettronicamente potrebbero non essere riconosciuti in caso di contenzioso. L'obiettivo di questo tipo di archiviazione è per lo più l'organizzazione interna e l'accesso semplice e rapido ai documenti.

La conservazione digitale a norma, invece, si riferisce a un processo regolamentato da specifiche normative, come il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). Il fine della conservazione digitale è quello di assicurare valore legale ai documenti conservati, garantendo la loro integrità, immodificabilità e autenticità nel tempo.

Per questo, i documenti conservati digitalmente sono opponibili a terzi e hanno valore probatorio nei casi di contenzioso.

In Italia, le Linee guida AgID definiscono doveri e responsabilità del Responsabile della Conservazione il cui compito principale è quello di garantire che la conservazione dei documenti sia conforme alle normative vigenti.

Come descritto al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, il responsabile della conservazione può essere sia un soggetto interno all'organizzazione, sia esterno purché possieda le competenze richieste e sia terzo rispetto a colui che produce i documenti da conservare (Produttore) per garantire neutralità e obiettività nella gestione della conservazione.

Tale figura deve:

• assicurare che le politiche e i processi di conservazione siano definiti, implementati e mantenuti nel tempo;
• produrre e firmare rapporti di versamento e pacchetti di distribuzione;
• verificare periodicamente l'integrità e la leggibilità dei documenti conservati;
• controllare che i formati dei file non diventino obsoleti e che i sistemi di conservazione siano correttamente funzionanti;
• predisporre e aggiornare un manuale di conservazione che specifichi i criteri e le procedure adottate nella conservazione dei documenti.