DocFly - Conservazione Digitale di Aruba può essere acquistato solo se si possiede una partita IVA, per cui si rivolge a:

• Liberi professionisti che possiedono una partita IVA e necessitano di conservare digitalmente documentazione legata alla loro attività professionale.

• Piccole e medie imprese e aziende che, possedendo una partita IVA, possono beneficiare di questo servizio per gestire i loro documenti in conformità con la normativa vigente.

Per ogni partita IVA è consentito l'acquisto di un solo servizio di conservazione. Tuttavia, in qualsiasi momento è possibile acquistare ulteriore spazio di conservazione o aggiungere classi documentali.

Sì, è possibile conservare digitalmente tutti i documenti informatici rilevanti ai fini amministrativi, fiscali e legali, a condizione che rispettino i requisiti tecnici e formali previsti dalla normativa vigente.

Per garantire leggibilità, integrità e durata nel tempo, i formati accettati per la conservazione sono:

• Documenti:

  • PDF / PDF/A (formato preferenziale per la conservazione a lungo termine)

  • Office Open XML (es. .docx, .xlsx, .pptx)

  • Open Document Format (es. .odt, .ods)

• Immagini e scansioni:

  • TIFF

  • JPG / JPEG

• Dati strutturati o testuali:

  • XML

  • TXT

• Email:

  • Formati messaggio di posta elettronica certificata (es. .eml, .msg, .xml per PEC)

Tra i documenti gestiti più frequentemente vi sono:

• Documenti fiscali, ad esempio, fatture, note di credito e debito, registri IVA, ecc.

• Documentazione contabile e aziendale come Libro giornale, Libro unico del lavoro, Bilanci d'esercizio, ecc.

• Documentazione amministrativa e contrattuale: Contratti, Verbali, delibere, determine ecc.

• Documenti di protocollo e corrispondenza come il registro giornaliero di protocollo.

In generale, la maggior parte dei documenti informatici può essere conservata digitalmente. Ci sono tuttavia alcuni requisiti specifici che bisogna osservare.

• Per assicurare la validità legale dei documenti digitali, questi devono essere conservati secondo normative e linee guida specifiche e devono essere usati sistemi di conservazione presenti nel Marketplace AgID, come DocFly-Conservazione Digitale di Aruba. Solamente il rispetto di questi requisiti infatti, può garantire integrità, autenticità e leggibilità dei documenti digitali nel tempo.

• Occorre inoltre prestare attenzione ai formati dei file dal momento che questi devono assicurare la leggibilità del documento, ovvero interpretare correttamente tutti i dati informatici che compongono il file. Inoltre, è preferibile utilizzare formati che siano aperti e standardizzati, meno soggetti a obsolescenza e quindi più adatti a garantire validità nel tempo ai documenti (ad esempio i file PDF/A). Per questo motivo, AgID stessa ha fornito una lista di formati tra i più diffusi e che hanno le caratteristiche indicate sopra.

Il periodo di conservazione dei documenti digitali secondo la normativa italiana varia a seconda del tipo di documento e del contesto in cui vengono utilizzati. Ecco alcuni esempi:

1. Documenti fiscali (come fatture, corrispettivi, registri IVA): devono essere conservati per 10 anni dal termine dell'anno di emissione del documento (art. 2220 del Codice Civile e art. 39 del DPR n. 600/1973).

2. Documenti relativi a obblighi contributivi e previdenziali: questi documenti devono essere conservati per almeno 5 anni. Tuttavia, per sicurezza, molte aziende scelgono di allinearsi ai 10 anni richiesti per i documenti fiscali.

3. Documenti amministrativi pubblici: secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale, i documenti prodotti dalla Pubblica Amministrazione devono essere conservati per tutto il periodo in cui mantengono rilevanza legale e amministrativa.

4. Documentazione sanitaria: deve essere conservata per il periodo di tempo definito dalla normativa specifica, che può variare. Generalmente, si parla di almeno 10 anni dopo l'ultima data di trattamento, come indicato dal Garante per la protezione dei dati personali.

5. Documenti relativi ai contratti di lavoro: devono essere conservati per almeno 5 anni dopo il termine del rapporto di lavoro, in conformità con il Codice Civile e le leggi sul lavoro.

È importante sottolineare che quelli elencati sono solo alcuni esempi e che la durata minima della conservazione può variare anche in base a norme di settore o cambiamenti nella legislazione per cui è sempre bene verificare le disposizioni vigenti.

Per garantire il valore legale nel tempo ai documenti informatici è innanzi tutto necessario affidarsi a sistemi di conservazione che rispettano i requisiti delle Linee Guida AgID e presenti nel Marketplace. Che la conservazione sia fatta su piattaforme proprietarie o che ci si affidi ad un provider, è essenziale che questi rispettino tutti i requisiti dettati dalla normativa.

Occorre poi assicurarsi di utilizzare dei formati adeguati alla conservazione a lungo termine, che quindi siano meno soggetti a obsolescenza e garantiscano sempre la corretta visualizzazione dei documenti. Per questo AgID ha stilato una lista di estensioni consigliate.

Può inoltre essere di aiuto la configurazione dei metadati dei singoli documenti che ne descrivano contenuto, struttura e contesto, ad esempio, tali da rendere i documenti facilmente gestibili, localizzabili e consultabili anche in futuro.

Un'altra buona norma da rispettare riguarda le verifiche periodiche di integrità e leggibilità: eseguendo controlli regolari sui documenti posti in conservazione è possibile assicurarsi che questi non siano stati alterati e continuino ad essere leggibili, caratteristica garantita da DocFly - Conservazione Digitale di Aruba.

In Italia, le Linee guida AgID definiscono doveri e responsabilità del Responsabile della Conservazione il cui compito principale è quello di garantire che la conservazione dei documenti sia conforme alle normative vigenti.

Come descritto al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, il responsabile della conservazione può essere sia un soggetto interno all'organizzazione, sia esterno purché possieda le competenze richieste e sia terzo rispetto a colui che produce i documenti da conservare (Produttore) per garantire neutralità e obiettività nella gestione della conservazione.

Tale figura deve:

• assicurare che le politiche e i processi di conservazione siano definiti, implementati e mantenuti nel tempo;

• produrre e firmare rapporti di versamento e pacchetti di distribuzione;

• verificare periodicamente l'integrità e la leggibilità dei documenti conservati;

• controllare che i formati dei file non diventino obsoleti e che i sistemi di conservazione siano correttamente funzionanti;

• predisporre e aggiornare un manuale di conservazione che specifichi i criteri e le procedure adottate nella conservazione dei documenti.

In questo caso il processo di conservazione digitale a norma si interrompe e viene mostrato un messaggio di errore che indica il motivo per il quale il processo di versamento non è stato concluso.

In questo caso il materiale non viene conservato e i documenti digitali non acquisiscono valore probatorio. Questo inoltre può esporre il titolare a sanzioni amministrative, in particolare se ha l'obbligo di conservare determinati documenti.

Tuttavia, in caso di errori, è sempre possibile cancellare il PdA e ripetere l'operazione di versamento.

No, una volta che il PdA è stato versato e conservato a norma, il pacchetto viene chiuso, firmato digitalmente e marcato temporalmente. Da quel momento, non è più possibile né modificarlo né cancellarlo, in quanto entra ufficialmente nel sistema di conservazione, con pieno valore legale.

Dallo stato conservato è tuttavia possibile richiedere lo scarto immediato del PdA seguendo una procedura specifica che comporta la compilazione di un modulo e il suo invio tramite PEC come indicato in questa guida.

È invece possibile intervenire su un Pacchetto di Versamento (PdV, ovvero la fase precedente alla generazione del PdA). In questa fase, eventuali errori o necessità di correzione possono essere gestiti e, se necessario, il PdV può essere annullato o rigenerato.

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) è il sistema introdotto dalla normativa italiana per digitalizzare la gestione e la tracciabilità dei rifiuti.

DocFly - Conservazione Digitale è il servizio Aruba dedicato alla conservazione digitale a norma dei documenti informatici soggetti a obblighi di legge. Consente di archiviare e mantenere nel tempo il valore legale e probatorio di diverse tipologie documentali, inclusi i documenti RENTRI, anche quando questi vengono prodotti da strumenti esterni.

Aruba RENTRI Smart, invece, è il servizio pensato per la gestione operativa dei movimenti di carico e scarico dei rifiuti in conformità alla normativa RENTRI. Il servizio consente di generare e gestire i documenti previsti dal sistema RENTRI e include già la conservazione digitale a norma dei documenti prodotti.

In sintesi:

• DocFly - Conservazione Digitale è la soluzione ideale per chi utilizza strumenti RENTRI che non integrano la conservazione a norma e deve conservare i documenti in modo conforme

• Aruba RENTRI Smart è la soluzione completa per chi vuole gestire operatività RENTRI e conservazione all'interno di un unico servizio.

Devono essere conservati digitalmente:

• il Registro di carico e scarico

• il Formulario di identificazione dei rifiuti (FIR)

nella versione elettronica prevista dal sistema RENTRI.

Sì. La normativa prevede che i documenti RENTRI in formato elettronico siano conservati nel rispetto delle regole sulla conservazione digitale a norma.

Sì, con DocFlòy Conservazione Digitale puoi conservare il FIR digitale in formato XFIR.

In particolare:

• se utilizzi una classe RENTRI preconfigurata prevista dal sistema di versamento semplificato, non è necessario effettuare alcuna configurazione. Basta seguire il processo di versamento semplificato, che accetta automaticamente il formato XFIR;

• se utilizzi una classe documentale personalizzata, è necessario selezionare il formato ZIP in fase di configurazione della classe, così da consentire il caricamento del file XFIR.

In entrambi i casi, la conservazione avviene nel rispetto dei requisiti normativi previsti.

Sì. Se hai già configurato una classe documentale personalizzata per la conservazione dei Registri, puoi scegliere liberamente se continuare a utilizzare la modalità di conservazione già in uso oppure adottare il versamento semplificato RENTRI.

I documenti conservati tramite la nuova modalità vengono archiviati all'interno della classe RENTRI di sistema preconfigurata, distinta da quella personalizzata.

In fase di consultazione e ricerca, puoi filtrare i documenti per classe documentale, visualizzando separatamente quelli conservati con la modalità tradizionale e quelli conservati tramite il versamento semplificato.

Sì. Le classi RENTRI preconfigurate sono impostate secondo i requisiti normativi, inclusi:

• durata della conservazione;

• formati ammessi;

• modalità di versamento e archiviazione.

È una modalità di versamento pensata per rendere più rapido e guidato il processo di conservazione dei documenti previsti dalla normativa RENTRI. Utilizza classi documentali standard preconfigurate e consente di caricare i documenti senza dover configurare manualmente metadati e parametri di conservazione.

Con il versamento RENTRI semplificato:

• non è necessario configurare manualmente le classi

• i metadati vengono compilati automaticamente anche se è sempre possibile la modifica

• il processo di caricamento è più rapido e guidato

Questo riduce i passaggi operativi e il rischio di errori.

Con l'attivazione di un account Base di DocFly-Conservazione Digitale, vengono configurate in automatico:

• RENTRI - registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti in formato digitale

• RENTRI - formulario di identificazione dei rifiuti in formato digitale

Queste classi sono pronte all'uso e non riducono il numero di classi personalizzate acquistate. Le classi personalizzate restano disponibili e possono essere utilizzate per altri documenti o per esigenze di conservazione diverse dal RENTRI.

No. Le classi RENTRI standard non prevedono le azioni di Modifica o Elimina, per garantire il rispetto dei requisiti di conservazione previsti.

Nel versamento semplificato RENTRI è possibile caricare esclusivamente i file generati ed esportati dal portale RENTRI, nel formato previsto per ciascuna classe documentale.

In particolare:

• Classe RENTRI - Registro di carico e scarico: è possibile caricare file in formato XML.

• Classe RENTRI - Formulario di identificazione rifiuti (FIR): è possibile caricare file in formato XFIR (.xfir).

Altri formati non sono accettati, per garantire il rispetto dei requisiti di conservazione previsti dalla normativa.

Il caricamento dei documenti può essere effettuato:

• tramite upload di uno o più file

• tramite drag & drop, trascinando i file nell'apposita area del pannello di conservazione

Sì. Per le classi RENTRI il sistema estrae e compila automaticamente i metadati previsti, sulla base dei dati contenuti nei file XML (e XFIR, dove previsto).

Durante il processo di caricamento, i metadati vengono popolati in automatico, ma prima di concludere il versamento e avviare la conservazione è sempre possibile:

• visualizzarli

• verificarli

• modificarli, se necessario

In questo modo hai il pieno controllo dei dati associati ai documenti, mantenendo al tempo stesso un processo semplice e guidato.

Al termine del caricamento viene mostrato un messaggio di conferma con un collegamento diretto alla pagina di ricerca dei versamenti, dove è possibile consultare lo stato della conservazione.