La differenza tra archiviazione elettronica e conservazione digitale risiede principalmente nelle finalità e nella validità legale dei documenti.
L'archiviazione elettronica si riferisce al semplice immagazzinamento di documenti digitali su sistemi informatici. Si tratta di un processo organizzativo per cui i documenti archiviati elettronicamente potrebbero non essere riconosciuti in caso di contenzioso. L'obiettivo di questo tipo di archiviazione è per lo più l'organizzazione interna e l'accesso semplice e rapido ai documenti.
La conservazione digitale a norma, invece, si riferisce a un processo regolamentato da specifiche normative, come il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). Il fine della conservazione digitale è quello di assicurare valore legale ai documenti conservati, garantendo la loro integrità, immodificabilità e autenticità nel tempo.
Per questo, i documenti conservati digitalmente sono opponibili a terzi e hanno valore probatorio nei casi di contenzioso.
In Italia, le Linee guida AgID definiscono doveri e responsabilità del Responsabile della Conservazione il cui compito principale è quello di garantire che la conservazione dei documenti sia conforme alle normative vigenti.
Come descritto al paragrafo 4.6 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, il responsabile della conservazione può essere sia un soggetto interno all'organizzazione, sia esterno purché possieda le competenze richieste e sia terzo rispetto a colui che produce i documenti da conservare (Produttore) per garantire neutralità e obiettività nella gestione della conservazione.
Tale figura deve:
- assicurare che le politiche e i processi di conservazione siano definiti, implementati e mantenuti nel tempo;
- produrre e firmare rapporti di versamento e pacchetti di distribuzione;
- verificare periodicamente l'integrità e la leggibilità dei documenti conservati;
- controllare che i formati dei file non diventino obsoleti e che i sistemi di conservazione siano correttamente funzionanti;
- predisporre e aggiornare un manuale di conservazione che specifichi i criteri e le procedure adottate nella conservazione dei documenti.
Sì, è possibile conservare digitalmente tutti i documenti informatici rilevanti ai fini amministrativi, fiscali e legali, a condizione che rispettino i requisiti tecnici e formali previsti dalla normativa vigente.
Per garantire leggibilità, integrità e durata nel tempo, i formati accettati per la conservazione sono:
- Documenti:
- PDF / PDF/A (formato preferenziale per la conservazione a lungo termine)
- Office Open XML (es. .docx, .xlsx, .pptx)
- Open Document Format (es. .odt, .ods)
- Immagini e scansioni:
- Dati strutturati o testuali:
- Email:
- Formati messaggio di posta elettronica certificata (es. .eml, .msg, .xml per PEC)
Tra i documenti gestiti più frequentemente vi sono:
- Documenti fiscali, ad esempio, fatture, note di credito e debito, registri IVA, ecc.
- Documentazione contabile e aziendale come Libro giornale, Libro unico del lavoro, Bilanci d’esercizio, ecc.
- Documentazione amministrativa e contrattuale: Contratti, Verbali, delibere, determine ecc.
- Documenti di protocollo e corrispondenza come il registro giornaliero di protocollo.
DocFly - Conservazione Digitale è il servizio che consente di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale.
Fatturazione Elettronica è invece il servizio che permette di gestire l'intero ciclo di fatturazione verso la PA, privati (B2B) e consumatori finali (B2C), compresa la conservazione a norma delle fatture elettroniche, comunicazioni finanziarie e notifiche ricevute da SDI. Per maggiori informazioni si consiglia di visitare la pagina dedicata.
La differenza principale è nella funzione che svolgono:
- DocFly - Conservazione Digitale è il servizio pensato per la conservazione digitale a norma di qualsiasi documento informatico, amministrativo o fiscale. con pieno valore legale e probatorio.
- Fatturazione Elettronica è il servizio per gestire l'intero ciclo di fatturazione - attivo e passivo - verso la Pubblica Amministrazione, i privati (B2B) e i consumatori finali (B2C), in modo conforme alla normativa italiana. La Fatturazione Elettronica include anche la conservazione digitale a norma automatica di fatture elettroniche, comunicazioni finanziarie e notifiche ricevute da SDI per la durata del contratto.
