DocFly - Conservazione Digitale di Aruba è una soluzione tecnologica che permette di archiviare i documenti digitali garantendo loro autenticità, integrità, immodificabilità e valore legale nel tempo.
Questo servizio si occupa anche di mantenere i documenti digitali organizzati, facilmente accessibili e protetti, assicurando che rimangano validi come le tradizionali copie cartacee.
DocFly - Conservazione Digitale è un servizio utile per una vasta gamma di utenti, come: aziende, liberi professionisti, settore pubblico e specifici settori regolamentati che devono adempiere agli obblighi normativi riguardanti la conservazione dei documenti digitali.
La Conservazione Digitale di Aruba è progettata per essere estremamente accessibile e facile da usare, anche per chi non è esperto.
Una volta acquistato il servizio, dopo una rapida configurazione iniziale con una guida passo-passo, sarà già possibile accedere e usare il Pannello di conservazione, intuitivo e facile da navigare che consente di gestire i documenti, dal caricamento fino alla loro consultazione ed esibizione.
Dal Pannello è anche possibile versare in conservazione i documenti sia manualmente sia attraverso una procedura guidata che facilita ulteriormente il processo.
Una volta che i documenti sono archiviati, trovarli e consultarli è rapido e semplice grazie ai numerosi filtri che permettono di eseguire ricerche precise e ottenere risultati in pochi secondi.
I documenti sono accessibili in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo con accesso a internet.
In generale, la maggior parte dei documenti informatici può essere conservata digitalmente. Ci sono tuttavia alcuni requisiti specifici che bisogna osservare.
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Per assicurare la validità legale dei documenti digitali, questi devono essere conservati secondo normative e linee guida specifiche e devono essere usati sistemi di conservazione presenti nel Marketplace AgID, come DocFly-Conservazione Digitale di Aruba. Solamente il rispetto di questi requisiti infatti, può garantire integrità, autenticità e leggibilità dei documenti digitali nel tempo.
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Occorre inoltre prestare attenzione ai formati dei file dal momento che questi devono assicurare la leggibilità del documento, ovvero interpretare correttamente tutti i dati informatici che compongono il file. Inoltre, è preferibile utilizzare formati che siano aperti e standardizzati, meno soggetti a obsolescenza e quindi più adatti a garantire validità nel tempo ai documenti (ad esempio i file PDF/A). Per questo motivo, AgID stessa ha fornito una lista di formati tra i più diffusi e che hanno le caratteristiche indicate sopra.
Per garantire il valore legale nel tempo ai documenti informatici è innanzi tutto necessario affidarsi a sistemi di conservazione che rispettano i requisiti delle Linee Guida AgID e presenti nel Marketplace. Che la conservazione sia fatta su piattaforme proprietarie o che ci si affidi ad un provider, è essenziale che questi rispettino tutti i requisiti dettati dalla normativa.
Occorre poi assicurarsi di utilizzare dei formati adeguati alla conservazione a lungo termine, che quindi siano meno soggetti a obsolescenza e garantiscano sempre la corretta visualizzazione dei documenti. Per questo AgID ha stilato una lista di estensioni consigliate.
Può inoltre essere di aiuto la configurazione dei metadati dei singoli documenti che ne descrivano contenuto, struttura e contesto, ad esempio, tali da rendere i documenti facilmente gestibili, localizzabili e consultabili anche in futuro.
Un'altra buona norma da rispettare riguarda le verifiche periodiche di integrità e leggibilità: eseguendo controlli regolari sui documenti posti in conservazione è possibile assicurarsi che questi non siano stati alterati e continuino ad essere leggibili, caratteristica garantita da DocFly - Conservazione Digitale di Aruba.
DocFly - Conservazione Digitale di Aruba può essere acquistato solo se si possiede una partita IVA, per cui si rivolge a:
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Liberi professionisti che possiedono una partita IVA e necessitano di conservare digitalmente documentazione legata alla loro attività professionale.
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Piccole e medie imprese e aziende che, possedendo una partita IVA, possono beneficiare di questo servizio per gestire i loro documenti in conformità con la normativa vigente.
Per ogni partita IVA è consentito l'acquisto di un solo servizio di conservazione. Tuttavia, in qualsiasi momento è possibile acquistare ulteriore spazio di conservazione o aggiungere classi documentali.
DocFly - Conservazione Digitale è il servizio Aruba dedicato alla conservazione digitale a norma dei documenti informatici soggetti a obblighi di legge. Consente di archiviare e mantenere nel tempo il valore legale e probatorio di diverse tipologie documentali, inclusi i documenti RENTRI, anche quando questi vengono prodotti da strumenti esterni.
Aruba RENTRI Smart, invece, è il servizio pensato per la gestione operativa dei movimenti di carico e scarico dei rifiuti in conformità alla normativa RENTRI. Il servizio consente di generare e gestire i documenti previsti dal sistema RENTRI e include già la conservazione digitale a norma dei documenti prodotti.
In sintesi:
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DocFly - Conservazione Digitale è la soluzione ideale per chi utilizza strumenti RENTRI che non integrano la conservazione a norma e deve conservare i documenti in modo conforme
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Aruba RENTRI Smart è la soluzione completa per chi vuole gestire operatività RENTRI e conservazione all'interno di un unico servizio.