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Conservazione Sostitutiva

DocFly-Conservazione sostitutiva è la soluzione di conservazione digitale di Aruba dotata di valore legale, sicura, semplice e veloce per l'archiviazione di qualsiasi documento o fascicolo informatico.

Caratteristiche e vantaggi del sistema DocFly-Conservazione Sostitutiva

Valore legale

Valore legale

DocFly-Conservazione Sostitutiva è conforme alle disposizioni normative contenute all'interno del D.P.C.M. del 03/12/2013 ed agli standard tecnici da questo richiamati garantendo i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Ottimizzazione

Risparmio

non occorreranno più grandi spazi e forniture d’ufficio e consentirà al personale incaricato dell’archiviazione manuale di risparmiare tempo da dedicare ad attività core del business.

Sicurezza

Sicurezza

in fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità ed integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati. La conservazione invece viene gestita tramite l'infrastruttura ospitata presso i data center di Aruba che rispondono ad elevati standard TIER IV.

Demoaterializzazione

Dematerializzazione degli archivi

il passaggio dalla conservazione cartacea a quella digitale, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento, oltre ad apportare evidenti benefici in termini di riduzione dello spazio e del tempo necessario, diminuisce anche il rischio di errori dovuti alla gestione manuale dei documenti, a smarrimenti o errori di catalogazione.

Flussi

Miglioramento dei flussi documentali

la gestione multicanale dei sistemi di versamento, la velocità di esecuzione, il monitoraggio delle varie fasi, i processi automatici che consentono l'indicizzazione univoca ed il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettono una gestione più accurata dei materiali garantendo massima precisione ed organizzazione nella conservazione e successiva ricerca.

accessibilià

Accessibilità ai documenti

i metadati associati ai file archiviati rappresenteranno delle chiavi di indicizzazione che faciliteranno la ricerca di documenti specifici. Sarà possibile ottenere molteplici copie digitali dei documenti, senza dimenticare il fatto che questi saranno accessibili 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno. Basterà semplicemente disporre di una connessione alla rete.

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