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Conservazione Sostitutiva

DocFly - Conservazione Sostitutiva è la soluzione di conservazione digitale di Aruba dotata di valore legale, sicura, semplice e veloce per l'archiviazione di qualsiasi documento o fascicolo informatico.

Come funziona

La sofisticata tecnologia alla base di DocFly - Conservazione Sostitutiva, si traduce in un sistema estremamente semplice da utilizzare per il cliente, offrendo un sistema multicanale per l'inserimento dei documenti in conservazione ed un'intuitiva interfaccia web per la gestione e consultazione dei propri archivi.

Sistema di versamento dei documenti multicanale

Aruba mette a disposizione diversi canali di versamento dei materiali in conservazione, per garantire un servizio rapido ed efficiente, qualunque sia la mole dei documenti informatici da gestire.

I documenti possono infatti essere inseriti in documentazione attraverso:

online

Http/Online:

ovvero è possibile effettuare l'upload dei singoli documenti o dell'intero archivio tramite Pannello Web

ftp

FTP/Cartella:

tramite un normale client FTP è possibile trasferire i documenti all'interno di un'apposita area

web services

Web services:

richiedendo ad Aruba una soluzione personalizzata, sarà possibile integrare le applicazioni ed i sistemi dei clienti con il sistema di conservazione di Aruba

Pannello DocFly - Conservazione Sostitutiva e gestione del servizio

Il servizio è accessibile mediante il Pannello DocFly - Conservazione Sostitutiva: una semplice interfaccia web che mette a disposizione del cliente tutti gli strumenti utili per la gestione degli archivi e dell’attività di conservazione, con caratteristiche specifiche che variano in base al tipo di profilo e ai permessi assegnati a ciascun utente.

Attraverso il Pannello DocFly - Conservazione Sostitutiva il cliente può:

  • Effettuare versamenti;
  • Organizzare i file in fascicoli in base ai metadati associati;
  • Ricercare e scaricare documenti in pacchetti di versamento dotati di valore legale;
  • Creare profili utente con specifici permessi di lettura/scrittura su singole classi documentali;
  • Verificare l'operato dei singoli utenti creati;
  • Gestire i processi di conservazione.

Classi documentali, metadati e formati gestiti

È possibile conservare documenti informatici, documenti fiscali e documenti amministrativi per i quali puoi scegliere le classi documentali tra quelle da noi proposte o definirle secondo le tue esigenze.
Le classi documentali non sono altro che "contenitori virtuali" che raccolgono documenti caratterizzati da un insieme di attributi specifici, i metadati, che definiscono la tipologia stessa della classe di appartenenza. Ad esempio sono classi documentali distinte: fatture emesse, fatture ricevute, fatture PA, libro giornale, registri iva, contratti, delibere, determine ecc...

Ai metadati specifici ed obbligatori per i diversi file, potrai aggiungere altre informazioni e metadati personali, da utilizzare come criteri di catalogazione o chiavi di indicizzazione, che consentiranno ricerche più rapide e precise.

Sono disponibili numerosi formati per la conservazione dei documenti: alcuni di quelli espressamente consigliati dal D.P.C.M. del 03/12/2013, normativa di riferimento per il sistema di conservazione, sono:

  • PDF
  • PDF/A (da preferire rispetto al PDF)
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format (ODF)
  • XML
  • TXT

Il versamento di documenti in uno di questi formati rappresenta un'ulteriore garanzia per l'utilizzatore. Trattandosi infatti di formati standard garantiti nel tempo, assicureranno negli anni il supporto, la compatibilità e quindi la corretta leggibilità e fruizione dei documenti conservati.

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